メール署名でマウントをとる？

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講演会にご参加いただいた方から、メールの書き方のご質問をいただきました。立ち話でゆっくり話せなかったため、詳細までわかりかねますが、概要は以下です。

「メールの署名に役職をつけて送ったところ、直接会ったときに、署名でマウントをとっているのかと言われた。肩書を書いて送るのは失礼にあたるのか」

「マウント」とは、相手よりも自分の方が優位だと見せつけるような言動を言いますが、メールの署名でマウントをとるとは？営業本部長　総務部長など、本部長や部長などの肩書を書いたため、相手に、「自分が偉いと言いたいのか！」と思わせたのでしょうか。

（しかし名刺には肩書も書いてあるわけで・・・？？？ですが。本文の内容や書き方に何か問題があった可能性もあるかもしれませんが・・・または、質問者は女性ですが、男性からのやっかみでしょうか・・・その点、詳しく聞いていないため想像です。）

そもそも、メールの書き方のビジネスマナーは、拙著でも書いているように、ルールや作成のマナーに加えメールの言葉遣いなど、細かい点が多いものです。ところが、メールの署名のルールは、会社や組織、また、個人によって書き方も異なるため、基本を元にそれぞれがアレンジします。キャッチコピーなどをつける会社もありますね。つまり、基本ルールはありますが、アレンジの仕方が幅広いのです。

署名は、社名に部署、フルネームと共に、メール以外でも連絡が取れるように、住所や電話番号などの連絡先も併記します。電話連絡や資料の郵送などをする場合、名刺を探す手間も省けるからです。近年はアプリで名刺管理をする人も増えていますが、それでもメールのやりとりをしている場合は署名で最新の情報を確認できます。

メールの署名に関しては、拙著も含めて多くのマナー本が、社外用として、社名・部署名・フルネーム・住所・電話番号（携帯番号）・FAX・URL・メールアドレスなどを書くことを標準としています。いわゆる、名刺と同程度の情報です。

それを基準に、2回目以降や何度もやりとりする相手に使えるシンプルなもの、また名前に部署・内線だけの社内用などもあります。また、役職を書くか書かないかは、社内ルールに従うとしている場合が多いようです。

確かに、高い役職を書くと、自分が偉いことをひけらかしているようで、相手に失礼かもしれないと割愛される方もいます。しかし、メールを送ろうにも役職がわからないため正しく宛名が書けず、わざわざ確認のため電話をするという人もいるようで、その場合、相手に余計な手間をとらせてしまいます。

一般社団法人日本ビジネスメール協会では、「業種業態や慣習にもよるが、役職名も入れたほうがいい。基本にそって、名刺と同等の情報を書く」としています。

田巻のように個人事業主の場合は、お問い合わせいただいた相手が信用できる人物なのか、少々不安に思う場合があります。そのような時は、署名に住所や電話番号を載せずに、名前とメールアドレスのみにすることもできます。ビジネスでやりとりするメールだからといって、常に、すべての情報をオープンしなければならないわけではありません。時と場合によって、情報を出し分ける判断も必要です。

先日、秘書検定の面接官をしているマナー講師の集まりで、「役職名まで入れたほうかいいのか、入れない方がいいのか問題」をテーマに話しました。多くの会社とメールのやりとりをする秘書や元秘書、マナー講師のメンバーです。

結果を以下にまとめます。

・名刺交換をしていない場合（HPからのお問い合わせへの回答など）や初めてメールを送る場合は役職名が入っているほうがわかりやすい。

・役職名が入っているから失礼ということにはならない。その方がわかりやすく、相手が返信宛名に引用する手間も省ける。しかし、2回目以降や何度もやり取りする相手には省略して部署名だけでもいい。

・名刺交換後に異動や昇進もあるため、その場合は署名に書いてあるとわかりやすい。

・官公庁は役職まで入っている場合が多い。一般企業では部署名だけの人も多いが、（実際、役職がない若い人も多いため）部署に所属していない重役など社長自らメールを送る場合などは「代表取締役社長」などつける人も多い。

・メールの内容によっては、役職は書かなくても、デザイナー・ディレクター・アナウンサーなど、職種名を書いたほうがわかりやすい場合もある。

・どんな相手に送るのか相手との関係性、どんな内容なのか、ケースバイケースで署名を使い分ける必要がある。

いかがでしょうか。大学講師、アナウンサー、個人での仕事と、さまざまな立場にいる田巻は、署名だけでも標準が４パターンあり、そこからさらにアレンジしています。面倒なことも多いのですが、相手との関係性、内容、自分の立場などを考え、署名を変えることこそ、相手へのマナーと言えるのではないかと思います。参考になれば幸いです。

そもそも、「署名でマウントをとっている」と言う人は、大変失礼で、ちっちぇ人だと、田巻は思います。だって、役職は本当のことで、役職に就くくらい偉いんだも～ん。

さて、拙著『安心と自信を手に入れる！ビジネスマナー講座』発売から1年を機に、インスタグラムでは「ビジネスマナーミニ講座」をお伝えしています。毎週火曜日に更新します。フォローしていただければ嬉しいです。

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拙著『安心と自信を手に入れる！ビジネスマナー講座』は、お陰様で重版しました。3月3日に電子書籍も発売になりました。本を持ち歩かなくてもいいので、とても便利というお声をいただき、ありがたいことです。ご自宅や会社に紙面で一冊、更にkindle版もいかがでしょうか

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