先日新潟では、秘書検定準1級の面接試験がありました。田巻は、公益財団法人実務技能検定協会の面接試験実施担当者として面接官を担当しました。

【第118回秘書検定準1級面接試験～新潟会場～】

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第118回秘書検定準1級面接試験～新潟会場　面接試験実施担当者～

面接と言っても就活でイメージされる面接ではなく、審査員をお客様、上司としてロールプレイングで行われます。そのなかに、上司に「報告」をするという場面設定があります。ちょうど大学のビジネスマナーの授業でも、報告の仕方いついて伝えたばかりです。

社会人として常識である「ホウ・レン・ソウ」いわゆる報告、連絡、相談は、職場や仕事関係者とのコミュニケーションです。

そこに、「確認」をプラスすることで、さらに一歩リードできます。上司はもちろん、同僚や取引先などへ「報・連・相・確」が的確にできる人は、安心して仕事が任せられる人、有能な人として評価されます。

相手が言ったことに対して、自分なりの解釈をしてしまうと、そこからその情報は間違った内容として伝わる可能性があります。自分の解釈が間違っていないか確認をしっかり行うことで、ミスを防ぐことができます。

上司に「報告」をする際、とても重要なことは、自分の失敗によるクレームや、会社側にマイナスなことほど早く伝えるということです。すぐに手を打たなければ手遅れになることも考えられるからです。吉報ならいつでも気持ちよく報告することができますが、悪い情報ほど時間との勝負です。

その他、報告の留意点です。

・結論が先、理由・経過は結論の後に伝える。

・内容は要領よく簡潔にまとめて伝える。

・感情移入をし過ぎることなく冷静に、事実と推測・憶測を区別して伝える。

・内容が複雑なときは、メモや文書、また具体的に数字やデータとともに伝える。

・時間がかかる仕事では、途中で進捗状況を報告する。

など、基本的なことですが、それが出来ずにトラブルが起こる場合が多いものです。

先般より報じられている吉本興業の問題も、実際の行動はもちろんですが、最初の嘘から始まり、さらに嘘の報告が重大な問題に発展してしまいました。お家騒動の真相はわかりかねますが、日頃の報・連・相、初期対応の大切さを改めて考えさせられる出来事でした。

息子が小学校低学年の頃、学校から帰ってきてすぐに、

「きょうはまず悪いお知らせがあります」と言い出した時はつい笑ってしまい、叱るよりも、正直に言ったことをまずは褒めた記憶があります。

もう、何の悪さをしたのかも思い出せません・・・

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～　あなたと月と華の道　～　M＊Fleur　代表　田巻　華月

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